Memo a report - aký je rozdiel medzi nimi

Medzi rôznymi typmi obchodnej komunikácie je dôležitou súčasťou kancelárskeho života korešpondencia. Jeho hlavným nástrojom sú známe kancelárske poznámky, ktoré sú v závislosti od obsahu vysvetľujúce, prednášky atď.

Čo je to poznámka a prečo je potrebná?

Memorandum je podľa svojho účelu informatívna správa určená zamestnancom vlastných alebo iných oddelení, manažmentu oddelení, firiem, divízií, pobočiek. Zoznam tém uvedených v týchto dokumentoch je pomerne široký. Správy informujú o hlavných udalostiach v živote spoločnosti, o realizácii súčasnej práce, o prevládajúcich neobvyklých situáciách, obsahujú sťažnosti a spôsoby riešenia rôznych výrobných problémov.

Hlavným účelom tohto druhu komunikácie jekoordinácia širokej škály pracovných otázokv prípadoch, keď z akéhokoľvek dôvodu nie je možné ústne rozhodnutie. Memorandum sa môže použiť aj na usmernenie pri vypracúvaní príkazov, ktoré sú na rozdiel od objednávok neformálnejšie.

Vzorka servisnej poznámky

Druhy a účel memoranda

\ t

Memorandum je najobľúbenejším typom správ adresovaných vedúcemu spoločnosti, hlavnému účtovníkovi alebo inému nadriadenému. Hlavným účelom správy jeinformovanie nadriadených o akejkoľvek situácii , výkon práce, ako aj vypracovanie odporúčaní na riešenie (odstránenie) problému atď.na rozdiel od služby ide vždy na vyššiu úroveň a má právnu silu.

Najbežnejším typom memoránd je podávanie správ, informovanie vedenia o vykonávaní plánov, postup prebiehajúcich prác atď. Menej často sú správy, ktoré informujú o akejkoľvek neplánovanej situácii, ktorá si vyžaduje odpoveď vyššieho manažmentu. Rozsah otázok týchto správ je pomerne široký: od informácií týkajúcich sa hlavnej sektorovej činnosti podniku až po sťažnosti týkajúce sa organizácie pracovných podmienok a správy o nedodržiavaní pracovnej a finančnej disciplíny, úradného správania atď.

Memorandum - príklad

Tvoríme riadne oznámenie

Štruktúra memoranda vyžaduje prítomnosť týchto prvkov:

  • „čiapky“ označujúce organizáciu, meno a funkciu adresáta, meno a meno pôvodcu.
  • Textový blok pozostávajúci z názvu dokumentu („Memo Note“) a zhrnutia situácie, prípadných akcií, žiadostí.
  • Termíny a podpisy pôvodcu (dátum, podpis a meno pôvodcu sú uvedené v jednom riadku zľava doprava).

Registračné číslo možno uviesť aj v služobnom liste, ak je zapísané v časopise podľa pravidiel podniku. Je dôležité poznamenať, že vzhľadom na to, že kancelárske poznámky sa používajú iba v rámci organizácie, dostupnosť formulárov nie je nevyhnutnou podmienkou, pokiaľ to nevyžadujú pravidlá spoločnosti. Niektoré podniky zároveň majúvlastný hlavičkový papier s logom určeným špeciálne pre obchodnú korešpondenciu.

Ako urobiť memorandum?

Správa vo svojej štruktúre je podobná správe služby. Jeho hlavným rozdielom je adresát: ak je možné informácie uvedené v poznámke zaslať inému zamestnancovi, správa o správe je adresovaná nadriadenému.

Spôsoby písania poznámky sa líšia v závislosti od účelu. Najmä interná správa zaslaná manažmentu v rámci organizácie sa vydáva rovnakým spôsobom ako služobné oznámenie. Rozdiel spočíva v obsahu textového bloku, ktorý sa nazýva „Správa“, ktorý obsahuje vyjadrenie podstaty problému, návrhy na jeho odstránenie alebo opis už prijatých opatrení.

Pri vypracovaní externého memoranda určeného zamestnancom iných organizácií sú však pravidlá prísnejšie:

  • Dokument sa vyhotoví na hlavičkovom papieri organizácie.
  • Poznámka je zapísaná v knihe odchádzajúcich listov spoločnosti, pričom pridelené registračné číslo je uvedené v záhlaví poznámky. Pri prijatí oznámenia je tiež zaregistrovaný ako prichádzajúci dokument v organizácii adresáta.
  • Externú poznámku spravidla podpisuje vedúci spoločnosti alebo jeho zástupca. Pri odosielaní sa môžu vyžadovať aj podpisy vedúcich iných oddelení.
  • Dátumom oznámenia je dátum, kedy bol podpísaný a odoslaný.
  • Ak je k správe priložená dokumentárna príloha, potom vjeho textová časť je zoznam priložených dokumentov.

Znenie správy závisí od jej účelu:

  1. Správa o podávaní správ by mala obsahovať informácie o postupe práce, termínoch plnenia, opisu súčasných problémov atď. Takáto správa umožňuje šéfovi všimnúť si nedostatky v práci v čase a odstrániť ich.
  2. Memorandum informujúce o konkrétnej situácii pozostáva z podrobného opisu problému a návrhov na jeho zlepšenie (odstránenie). V praxi sa často takéto dokumenty venujú sťažnostiam na porušovanie pracovnej disciplíny zamestnancami a sú negatívne, preto pri prezentovaní informácií je dôležité vynechať emocionálnu zložku a držať sa bodu.

Oznámenie alebo správa: aký je rozdiel?

Ako vidíme, úrad a memorandum majú mnoho spoločných znakov. Obe možnosti sa teda používajú na obchodnú komunikáciu, majú podobnú konštrukčnú štruktúru. Zároveň existuje množstvo rozdielov:

  1. Memorandum je určené zamestnancom rôznych hodností v rámci podniku, pričom správa sa vyhotovuje len na adresu vyššej úrovne (vlastná spoločnosť alebo spoločnosť tretej strany).
  2. Memorandum je interný dokument, pričom správu možno použiť v externej korešpondencii s inými právnickými osobami.
  3. Oznámenie na rozdiel od správy nemá právnu silu.
  4. Keďže poznámka sa používa interne, možno ju vypracovať na bežnom hárku papiera. naTen istý princíp je vydaný a interná správa, ak sa používa v rámci spoločnosti. Ak sa správa zasiela inej organizácii, potom sa pri jej príprave používa hlavičkový papier, registračné číslo a iné povinné prvky úradnej korešpondencie.